Bakgrunn og mål for undersøkelsen
Sikkerhet til sjøs er av samfunnsmessig og økonomisk vesentlig betydning. Sjøfartsdirektoratet skal være en synlig og tydelig aktør for sjøsikkerhet i et rent miljø, og skal bidra til at seilende skip er i tråd med gjeldende regelverk gjennom dokumentkontroll og tilsyn av fartøy. I perioden fra 2001 til 2008 har Sjøfartsdirektoratet registrert en økning i antall ulykker til sjøs.

I forbindelse med flyttingen av hovedkontor fra Oslo til Haugesund i 2006, opplevde direktoratet at et stort antall ansatte sluttet, noe som medførte frafall av erfaringskompetanse. I tillegg til tap av kvalifisert personell har direktoratet samtidig opplevd økte oppgaver knyttet til tilsyn, kontroll og godkjenning av fartøy og sjøfolk på grunn av økt aktivitet i skipsnæringen. Den økte arbeidsmengden har ført til ytterligere press på personell- og ressurssituasjonen.

Formålet med revisjonen har vært å undersøke i hvilken grad Sjøfartsdirektoratet har nødvendige rutiner og systemer for å sikre at saksbehandlingen i dokumentkontrollen utøves i tråd med god saksbehandlingsskikk.

Metode
Undersøkelsen er basert på dokumentgjennomgang av skriftlig dokumentasjon, som kvalitetshåndbøker, rutiner, retningslinjer, veiledninger, prosedyrer. Det er også gjennomført intervjuer med ledere og saksbehandlere på ulike nivå i Sjøfartsdirektoratet. Ettersom Avdeling for fartøy og sjøfolk i hovedsak gjennomfører all dokumentkontroll ved Sjøfartsdirektoratet er informasjon hovedsakelig innhentet fra denne avdelingen.

Resultater
Undersøkelsen viser at Sjøfartsdirektoratet mangler vesentlig styringsinformasjon om saksbehandlingen vedrørende dokumentkontroll av fartøy og sjøfolk på flere områder. Direktoratet fører ufullstendige oversikter over antall klager og dispensasjoner fra lov. Det framgår også at direktoratet ikke har oversikt over saksbehandlingstiden, og publiserer derfor informasjon om estimert saksbehandlingstid. Videre utarbeider ikke direktoratet oversikt over antall behandlede og ubehandlede saker. Undersøkelsen viser at Sjøfartsdirektoratet i lengre tid har manglet kvalifisert personell, og har opplevd en økning i arbeidsmengde.

I følge undersøkelsen har Sjøfartsdirektoratet en uryddig arkivpraksis herunder utelatt dokumentasjon fra offentlig journal. Ved ett tilfelle var begrunnelsen for utelatelse å gi rederi mulighet til å gjøre seg kjent med vedtaket. Det framgår videre av undersøkelsen at Sjøfartsdirektoratet også har utsatt effektuering av vedtak uten å utstede omgjøringsvedtak.

Det framgår av undersøkelsen at Sjøfartsdirektoratet i begrenset grad har utviklet prosedyrer og sjekklister for dokumentkontroll av fartøy og sjøfolk. Gode saksbehandlingsrutiner i dokumentkontrollen for å sikre at fartøy og sjøfolks kvalifikasjoner er i tråd med regelverket, har stor betydning for sjøsikkerheten, ettersom det bidrar til å sikre god kvalitet og etterprøvbarhet i saksbehandlingen, samt redusere risikoen for saksbehandlingsfeil.