Hopp til innhold
 
Kontakt oss Tips oss Nettstedskart In English Skriftstørrelse Hold Ctrl-tasten nede. Trykk på
+ for å forstørre,
- for å forminske
eller 0 for å gå tilbake til standard tekststørrelse.
Presserom
Rapporter
Revisjonsmetodikk
Internasjonalt arbeid
Jobb i Riksrevisjonen
Om Riksrevisjonen
 
Skip Navigation LinksHovedside > Rapporter
Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor 
Dokument 3:13 

Last ned dokument
Sammendrag

Bakgrunn og mål for undersøkelsen

Faren for omfattende tap av uerstattelig arkivmateriale var en viktig begrunnelse for arkivloven som trådte i kraft i 1999. Loven skal sikre at bevaringsverdige arkiver blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for framtiden. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er av vesentlig betydning for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag.

Målet for Riksrevisjonens undersøkelse har vært å vurdere i hvilken grad Kulturdepartementet har ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkeskommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Metode

Problemstillingene i undersøkelsen er belyst ved hjelp av dokumentanalyse, intervjuer, spørreskjemaundersøkelser, spørrelister og statistikk. Undersøkelsesperioden er 1999–2009.

Resultater

Undersøkelsen viser manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir etter Riksrevisjonens vurdering økt risiko for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Undersøkelsen viser samtidig at Kulturdepartementets overordnede styring og oppfølging av sektoren er mangelfull.

Det framgår også av undersøkelsen at rundt 300 kommuner i perioden 2000–2009 har opplyst om mangler ved sine arkivlokaler. Om lag hver tredje kommune oppgir at de i liten eller svært liten grad har de nødvendige fysiske forutsetningene (lokaler, hylleplass og lignende) for å ta vare på sitt papirbaserte arkivmateriale. Nær førti prosent av kommunene og hver tredje fylkeskommune oppgir at mangelfulle lokaler i stor eller svært stor grad kan føre til arkivtap og manglende tilgjengelighet.

Undersøkelsen viser at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren. Slike systemer benyttes blant annet i sosialtjenesten, omsorgstjenesten og barnevernet. Den elektroniske dokumentasjonen i disse systemene har kun i få tilfeller blitt sikret for framtiden. Riksrevisjonen mener at dette gir høy risiko for tap av elektronisk dokumentasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning.

Mye arkivmateriale er også utilgjengelig for brukerne blant annet på grunn av manglende systematisering av dokumentasjonen, og manglende publikumstjenester. I tillegg er det et stort behov for å øke kompetansen i kommunene om sikring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Undersøkelsen viser betydelige svakheter i departementets styringsinformasjon og i styringsdialogen med Arkivverket om utfordringene i kommunal arkivsektor. Riksrevisjonen stiller spørsmål ved om departementets styring og oppfølging av Arkivverkets arbeid overfor kommunal arkivsektor har vært tilstrekkelig. I lys av de store bevaringsutfordringene for elektronisk arkivmateriale, mener Riksrevisjonen at departementet må prioritere dialogen med Riksarkivaren om løsninger som vil bidra til sikker langtidslagring av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor. Arkivverket fører i liten grad tilsyn med arkivene i kommunal sektor, og resultatene av tilsynsvirksomheten blir ikke fulgt opp av Riksarkivaren. Det stilles derfor spørsmål ved om Riksarkivaren i tilstrekkelig grad har ivaretatt sitt tilsynsansvar. Regelverket for hva som skal bevares eller kasseres, er utdatert, og få kommuner og fylkeskommuner blir veiledet av Arkivverket i disse spørsmålene. Etter Riksrevisjonens vurdering bør Arkivverkets veiledningsfunksjon styrkes, og arbeidet med å revidere bestemmelsene bør gis høy prioritet i departementet.

Omhandler følgende departement

Sist endret: 20.11.2013 10:23

 Relatert innhold

 Del artikkelen

Facebook Twitter Linkin
 
Riksrevisjonen, Pilestredet 42, Postboks 8130 Dep 0032 Oslo | Sentralbord: 22 24 10 00 | Telefaks: 22 24 10 01 | Send e-post | Org.nr: 974 760 843