Jeg vil benytte denne anledningen til å snakke om Riksrevisjonens lovpålagte oppgaver knyttet til revisjon av misligheter, og jeg vil informere litt rundt undersøkelsen Riksrevisjonen utførte blant 16 institusjoner i Universitets- og høgskolesektoren som omhandlet implementering av etiske normer og regler. Jeg vil snakke om på hvilke områder i UH-sektoren vi mener det foreligger mislighetsrisiko, og jeg vil også fortelle litt om Riksrevisjonens metode for å avdekke misligheter, herunder Riksrevisjonens forventninger til institusjonene. Til slutt vil jeg komme inn på den varslingsplikten som påligger institusjonene i de tilfeller det foreligger brudd på etiske retningslinjer og eventuelt mistanke om misligheter.

Riksrevisjonens lovpålagte oppgaver

I henhold til Lov om Riksrevisjonen av 7. mai 2004 § 9, skal Riksrevisjonen gjennom revisjon bidra til å forebygge og avdekke misligheter.

Riksrevisjonen opererer med følgende definisjon på begrepet misligheter:
"handlinger som innebærer uredelighet for å oppnå en urettmessig fordel for seg selv, virksomheten mv. eller andre. Misligheter skilles fra feil ved at den underliggende handlingen er tilsiktet"

Mislighetsbegrepet i Riksrevisjonen omfatter både straffbare og ikke-straffbare forhold, som brudd på etiske normer og regler. Dette fordi slike brudd kan bidra til å svekke allmennhetens tillit til forvaltningen og fordi slike brudd kan være et signal om at det også kan foreligge et straffbart forhold. For å oppnå allmennhetens tillit forutsettes det bl.a. at forvaltningen viser åpenhet og høy etisk standard i utøvelsen av sine oppgaver.

"Etiske retningslinjer for statstjenesten" av 7. september 2005, gjelder generelt for hele statstjenesten. Fornyings- og administrasjonsdepartementet forutsetter at hver enkelt virksomhet med utgangspunkt i retningslinjene videreutvikler og styrker den etiske bevisstheten blant de ansatte, der den enkelte virksomhet må vurdere behovet for å supplere med egne retningslinjer tilpasset den enkelte virksomhets behov. I tillegg inneholder Tjenestemannsloven og Forvaltningsloven regler som har etiske aspekter.

Riksrevisjonens undersøkelse

I januar 2007 foretok Riksrevisjonen som et ledd i en interdepartemental undersøkelse i regnskapsrevisjonen for 2006, en kartlegging av status for implementering av etiske normer og regler ved 16 institusjoner i UH-sektoren.

Hensikten med Riksrevisjonens undersøkelse var å få et inntrykk av hvordan ledelsen under tilsyn av dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll, vektlegger å forhindre misligheter.

• Hva gjøres fra ledelsens side for å bidra til at risikoen for misligheter reduseres?
• I hvilken grad er det innført rutiner som kan overbevise enkeltpersoner om å ikke å begå misligheter på grunn av sannsynligheten for å bli oppdaget og straffet?
• Hva gjøres for at kulturen i institusjonene i UH-sektoren skal preges av ærlighet og etisk atferd?

Av de 16 institusjonene som var med i undersøkelsen, var det

• 8 institusjoner som hadde utarbeidet etiske retningslinjer (50 %)
• 6 institusjoner som ikke hadde utarbeidet etiske retningslinjer (38 %)
• 2 institusjoner som hadde etiske retningslinjer under utarbeidelse (12 %)

Resultatet av vår undersøkelse er unntatt offentlighet inntil Dokument nr. 1 blir presentert for Stortinget i oktober 2007. Men det som kan sies, er at tilbakemeldingene fra institusjonene understreker behovet for å implementere retningslinjer tilpasset institusjonenes egenart for sektoren.

Mislighetsrisiko i UH-sektoren

Utfallet av Riksrevisjonens undersøkelse har også vært med på å danne grunnlag for våre mislighetsrisikovurderinger på UH-sektoren. Riksrevisjonen vurderer at mislighetsrisikoen er høy. Dette innebærer at vi i 2007 og i årene som kommer, vil ha vesentlig fokus på institusjonenes rutiner for å forebygge og avdekke misligheter, og vi vil ha fokus på hva slags prosesser institusjonene har etablert for å sikre den etiske bevisstheten hos de ansatte.

Vår vurdering er at det kan være knyttet mislighetsrisiko til flere områder på UH-sektoren, som bl.a.:

- Inntektsområdet

Flere institusjoner benytter forsystemer der regnskapsdata overføres til økonomisystemet. Det er åpenbart at risikoen for feil og mangler økes ved bruk av forsystemer. Det er også knyttet risiko til underslag av kontantsalg og ufullstendighet i salgsinntekter, ved at inntekter kanaliseres til feil konto, eller ved at inntektsbringende virksomhet kanaliseres til egen eller andre kjentes virksomhet (som f.eks. pasientinntekter).

- EFV-området (eksternt finansiert virksomhet)

Risiko for misligheter finnes i manglende overholdelse av regelverket F-35-02, slik at det er viktig at institusjonene gjør regelverket kjent i organisasjonen. Andre risikofaktorer er kjøp av varer og/eller tjenester til prosjekter som er avsluttet, at EFV-midler benyttes til private reiser eller andre private formål, eller at kanalisering av prosjekter skjer til den ansattes eget firma.

- Anskaffelsesområdet

Risiko for misligheter finnes bl.a. i habilitet mellom universitetsansatte og leverandører og manglende konkurranse ifm valg av leverandører. Det kan være knyttet mislighetsrisiko til bruk av konsulenter samt andre avvik fra formaliteter ifm anskaffelsesregelverket. Andre mislighetsforhold er smøring, overfakturering, dobbelfakturering, anskaffelser til eget bruk og fiktive fakturaer.

- Lønnsområdet

Risiko for misligheter finnes bl.a. i forbindelse med bierverv. Bierverv er kun en mislighet om ikke regelverket er fulgt tilfredsstillende. Det kan være at personell ikke opplyser virksomhetene om bierverv der dette er påkrevd. Risiko for misligheter i lønnsprosessen kan være ifm urettmessige utbetalinger. Andre mislighetsforhold på lønnsområdet kan være at ansatte leverer de samme reiseregningene flere ganger og bevisst bruke feil/for høye satser, ansatte kan misbruke ordningen med overtid, ansatte kan ha mer enn 100 % stilling, og ansatte kan både stå på lønningslista og samtidig heve godtgjørelse som selvstendig næringsdrivende, personalmedarbeidere kan legge inn data på seg selv, det kan foretas utbetalinger til ansatte som ikke eksisterer.

- Randsoneområdet

Risiko for misligheter finnes i manglende formalisering av avtaler med andre virksomheter. Misligheter vurderes også ifm manglende informasjon til virksomhetene ved ansattes deltakelse i styreverv hos andre selskaper. I tillegg kan det være knyttet risiko til det forhold at randsoneselskaper kjøper tjenester fra universitets ansattes/styremedlemmers selskaper.

Når det gjelder området vitenskapelig uredelighet, trådte Lov om behandling av etikk og redelighet i forskning i kraft 1. juli 2007, i tillegg til at det ble oppnevnt et Nasjonalt utvalg for gransking av redelighet i forskning. Granskingsutvalget skal behandle saker som forfalskning, fabrikkering, plagiering og andre alvorlige brudd med god vitenskapelig praksis som er begått forsettlig eller grovt uaktsomt i planlegging, gjennomføring eller rapportering av forskning.

Metodikk for å avdekke misligheter

Riksrevisjonen skal aktivt bidra til å forebygge misligheter. Da er en av våre oppgaver å bevisstgjøre styret og ledelsen sitt ansvar ved å påse at institusjonene har etablert et velfungerende kontrollmiljø og utarbeidet retningslinjer og rutiner som følges opp.

Hvordan kan så Riksrevisjonen avdekke misligheter? For å kunne avdekke misligheter gjennom revisjonen må revisor gjennomføre systematiske undersøkelser. Revisor må foreta kontroller for å spore mulige misligheter i en institusjon uten på forhånd å ha konkrete mistanker.

Riksrevisjonens metode er delt opp i 4 trinn:
Trinn 1 i revisjonsprosessen er å identifisere mulige mislighetsområder. Gjennom risiko- og vesentlighetsbetraktninger skal revisor vurdere om det er områder som indikerer høy mislighetsrisiko, og som derfor skal følges opp med ytterligere undersøkelser.

Trinn 2 i revisjonsprosessen, er å se etter signaler på misligheter. Når revisor har identifisert hvilke mislighetsrisikoområder i den aktuelle institusjonen som skal følges opp, skal revisor foreta en konkret vurdering av om det er hendelser og signaler som indikerer høy mislighetsrisiko på området. Slike signaler kalles ofte "røde flagg". Mange av de "røde flaggene" kan knyttes direkte til institusjonenes oppgaver, organisering og systemer osv.

Trinn 3 innebærer å lete etter bevis og dokumentere funn. Dersom revisor har identifisert flere signaler som indikerer høy mislighetsrisiko innen det definerte mislighetsrisikoområdet, må revisor gjennomføre kontrollhandlinger for å finne konkrete bevis som kan bekrefte eller avkrefte mistanken. Det er de "røde flaggene" som revisor har identifisert i trinn 2 som er utgangspunktet for undersøkelsen, og revisor må rette kontrollhandlinger direkte mot de mislighetsindikatorene som er identifisert.

Trinn 4 består i å vurdere funn, konkludere og rapportere. Før revisor kan avslutte sin undersøkelse skal hun oppsummere det arbeidet som er gjort, samle dokumentasjon i arbeidspapirer og kildedokumenter, trekke konklusjoner og rapportere resultatet skriftlig til overordnet nivå for en avsluttende behandling.

Det er to mulige utfall på en mislighetsundersøkelse;

• avkreftet mistanke om misligheter
• bekreftet mistanke om misligheter

Avkreftet mistanke vil si at revisor gjennom kontrollhandlingene har funnet at ingen mislige handlinger er foretatt. Det innebærer at signalene som indikerte høy mislighetsrisiko, har vist seg å skyldes utilsiktede feil, svakheter i systemer, mangelfull intern kontroll eller andre ikke-mislige handlinger. Den konkrete mislighetsrevisjonen kan derfor avsluttes.

Dersom kontrollene avdekker at misligheter er begått i institusjonen, må revisor forsikre seg om at det foreligger et godt nok grunnlag for å trekke denne konklusjonen. En mislighetssak vil ha ulike utfall avhengig av type mislighetsforhold som er avdekket. Forholdet kan være av en slik karakter at det er behov for videre behandling utenfor Riksrevisjonen.

Ved behandlingen av lov om Riksrevisjonen påpekte kontroll- og konstitusjonskomiteen at Riksrevisjonen har en viktig rolle i kampen mot misligheter og korrupsjon, og understreket muligheten Riksrevisjonen har til å melde sine funn og mistanker til politiet eller andre kontrollinstanser. Riksrevisjonen kan derfor uten hinder av taushetsplikt melde fra om dette.

Varslingsplikt

Til slutt vil jeg minne om varslingsplikten til Riksrevisjonen, i henhold til Statens personalhåndbok pkt 10.19, der Riksrevisjonen skal underrettes omgående der det foreligger mistanke om eller er avdekket mislighetssaker. Fagdepartement skal også underrettes så snart det foreligger mistanke om misligheter.