Kapittel 4.0

Styring og kontroll i virksomheten

4.1 Hovedelementene i styringen – Riksrevisjonens kvalitetssikringssystem

Riksrevisjonens kvalitetssikringssystem bygger på de internasjonale standardene for kvalitetskontroll. Kvalitetssikringssystemet omfatter ledelse, etikk, kompetanse, gjennomføring av oppgaver og overvåking av virksomheten. Gjennom systemet skal styrende informasjon for Riksrevisjonens virksomhet være lett tilgjengelig, og det legges vekt på at Riksrevisjonen har

  • Tydelige krav og forventninger til utført arbeid. Dette omfatter blant annet retningslinjer for revisjons- og kontrollarbeidet, verdidokumenter, strategier og planer, og policyer og prosedyrer som skal sikre at vi følger lover, regler og god praksis i staten.
  • Et klart bilde av hvilke faktorer som påvirker evnen og muligheten til å gjennomføre arbeidet i tråd med fastsatte krav og forventninger.
    Dette omfatter blant annet kompetanse, infrastruktur, revisjons- og støttesystemer, systemer og prosesser for styring, prioritering, organisering og samhandling, ansvars- og fullmaktsstrukturer og organisasjonskultur.
  • Systematiske prosesser for planlegging, gjennomføring, kvalitetskontroll og rapportering av all revisjon og kontroll.
  • Systematikk for overvåking, læring og forbedring. Dette omfatter blant annet kunnskapsgrunnlag om hvordan virksomheten presterer og fungerer, resultatvurdering, virksomhetsovervåking, risikovurdering, risikohåndtering, evaluering og arenaer for spredning av læringsmomenter og god praksis.

I Riksrevisjonen arbeider vi kontinuerlig med å utvikle oss i tråd med disse internasjonale standardene. Vi tilstreber å ivareta standardene gjennom planverket og gjennom styringen av virksomheten.

4.3 Periodisk planlegging og oppfølging

4.2.1 Strategisk plan

I begynnelsen av 2018 vedtok Riksrevisjonens kollegium strategisk plan for perioden 2018–2024. Visjonen er «Revisjon til nytte for morgendagens samfunn». Den strategiske planen fastsetter Riksrevisjonens tre hovedmål (se også kapittel 2) og våre strategier for å ivareta visjonen og nå målene.

4.2.2 Årlige virksomhetsplaner

Den strategiske planen operasjonaliseres gjennom den årlige virksomhetsplanen. Planen tar utgangspunkt i virksomhetens ressurser og rammer og fastsetter innenfor disse de overordnede prioriteringene for revisjonsarbeidet, det internasjonale arbeidet, utviklingsarbeidet og den faglige og administrative støtten. Til grunn for planen ligger et omfattende analysearbeid for å identifisere og prioritere nye revisjonsoppgaver. Videre er det gjennomført årlige vurderinger av Riksrevisjonens virksomhetsrisiko. Disse ligger til grunn for prioriteringene av utviklingstiltak som inngår i moderniseringsprogrammet (4.2.3), og av andre tiltak og forventninger som tas inn i virksomhetsplanen.

De årlige virksomhetsplanene konkretiseres ytterligere gjennom avdelingsplaner og lederkontrakter.

4.2.3 Moderniseringsprogram for styring av utviklingsarbeid

Den strategiske planen gir rammene for et moderniseringsprogram som skal sikre en systematisk styring av de utviklingstiltakene som iverksettes i perioden 2018–2024. Programmet er et av ledelsens viktigste virkemidler for å bidra til å nå målene i den strategiske planen for 2018–2024 om at Riksrevisjonen skal være aktuell og relevant, levere revisjon av høy kvalitet og være en effektiv organisasjon. Utviklingsprosjekter som omhandler digitalisering, vil være sentrale for å bidra til dette. Programmets hovedmål er å sikre at gevinster fra nåværende og framtidige utviklingsprosjekter realiseres, slik at våre revisjoner bidrar til Riksrevisjonens strategiske mål.

Programmet besto i 2018 av ti ulike utviklingsprosjekter som dekker sentrale deler av virksomheten. Prosjektene er prioritert fordi de er sentrale forutsetninger for å utvikle Riksrevisjonen i samsvar med de strategiske målene i perioden 2018–2024.

Prosjektene fordeler seg på fem satsingsområder for utviklingsarbeidet i Riksrevisjonen: samfunnsoppdrag, organisasjon og ledelse, infrastruktur og teknologi, fagkompetanse og formidling.

Effektivisering av finansiell revisjon av virksomheter som er kunder av DFØ

Målet er effektivisering og kvalitetsheving av den finansielle revisjonen av statlige virksomheter som er kunder av Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ). Dette skjer blant annet ved at vi gjør flere revisjonshandlinger som dekker alle DFØs kunder sentralt hos DFØ, og innhenter mer data og gjør flere analyser i revisjonen. Prosjektet vil bidra til å styrke satsingsområdet fagkompetanse.

Utvikling av informasjonsforvaltningen

Gjennom prosjektet skal det på sikt etableres en informasjonsarkitektur og -forvaltning for å møte framtidens teknologiske utfordringer og muligheter. Dette vil påvirke hele virksomheten og alle arbeidsprosesser.

Utvikling av innholdet i og rammene for rapporteringen av revisjonene

Hensikten er å bidra til at revisjonsresultatene kommuniseres bedre, og at revisjonsfunnene blir bedre forstått. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke formidlingen av revisjonsresultatene.

Sektorarbeid og FOR-prosess

Prosjektet handler om utvikling av hvordan Riksrevisjonen kan forbedre sitt arbeid med å identifisere risiko i forvaltningen som bør revideres. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke utøvelsen av samfunnsoppdraget til Riksrevisjonen.

Bedre kommunikasjon mellom Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo og regionskontorene

Det er etablert et prosjekt som skal optimalisere bruken av videokonferanseutstyret for å sikre effektiv og sømløs kommunikasjon. Dette skal redusere behovet for reiser mellom hovedkontoret og regionskontorene. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke satsingsområdet infrastruktur og teknologi.

Utvikling av nye nettsider

Nye nettsider ble lansert i januar 2019. Dette vil bidra til å styrke formidlingen av revisjonsresultatene.

NyeNettsider.png

Riksrevisjonens nye nettsider ble utviklet i 2018.

Utvikling av virksomhetsstyringen

Formålet med prosjektet har vært å bidra til bedre virksomhetsplanlegging, -styring og -rapportering i tråd med intensjonene i ny strategisk plan. Blant annet er innholdet i og prosessene for resultat- og risikovurdering forbedret.

Datasenter

Formålet med prosjektet er å øke produktiviteten i revisjonsarbeidet, blant annet ved automatisering av revisjonsprosedyrer. Prosjektet skal også gi en kvalitativt bedre revisjon, blant annet gjennom introduksjon av nye metoder for datainnhenting, analyse og presentasjon av revisjonsresultater. Prosjektets leveranser vil styrke infrastruktur og teknologi.

Etablering av et system for kompetansestyring og -ledelse

Prosjektet skal blant annet bidra til en mer effektiv bruk av ressursene ved at det omfatter prosesser for bedre kompetanseoversikt, raskere håndtering av kompetanseutfordringer og riktigere valg og utforming av kompetansetiltak. Prosjektet hører i hovedsak inn under satsingsområdet organisasjon og ledelse.

Utvikling av digitale revisjonsrapporter

Prosjektet skal bidra til raskere dokumentproduksjon og styrket formidling av revisjonsresultatene.

I 2018 brukte vi totalt 46 årsverk til utvikling. 22 av disse gikk til å utvikle kompetanse hos medarbeidere.

4.2.4 Resultatvurdering

I samsvar med god styringspraksis vurderer Riksrevisjonen egne resultater og måloppnåelse. Dette gjør vi ut fra et definert sett av informasjonskilder som samlet skal sette Riksrevisjonens ledelse og kollegium i stand til å vurdere om virksomhetens resultater er tilfredsstillende, eller om det er behov for tiltak for å forbedre måloppnåelsen. Disse resultatvurderingene gjøres årlig og inngår som grunnlag for Riksrevisjonens årlige vurderinger av virksomhetsrisiko. Resultatvurderingene rapporteres også offentlig blant annet gjennom dette dokumentet.

4.4 Operativ styring

Den operative styringen handler særlig om å sikre forsvarlig gjennomføring og gode løpende prioriteringer. Den operative styringen ivaretas i hovedsak gjennom systemer for porteføljestyring som gir et samlet grunnlag for å vurdere om oppgavene har en forsvarlig framdrift, bemanning og håndtering av gjennomføringsrisiko, og om de tilgjengelige ressursene samlet sett blir prioritert på en god måte.

Riksrevisjonen bruker et elektronisk styringsinformasjonssystem til å fordele og rapportere forbruk av ressurser på oppgaver av både revisjonsfaglig og administrativ art på årlig basis. Erfaringstall fra dette systemet gir også grunnlag for mer treffsikre ressursanslag når vi skal planlegge likeartede oppgaver i framtiden.

Videre handler den operative styringen om å sikre at vi i det løpende arbeidet forvalter ressurser og oppgaver på en sunn og forsvarlig måte, og at vi etterlever relevante lover, regler og krav.

4.5 Arbeidsmiljø og likestilling

Riksrevisjonen legger vekt på å ha et godt arbeidsmiljø, og legger til rette for at de tillitsvalgt kan ivareta sine verv på en best mulig måte. Tjenestemannsorganisasjonene og vernetjenesten bidrar til bedre beslutningsgrunnlag og -prosesser.

Informasjons-, drøfting og forhandlingsutvalget, hvor tjenestemannsorganisasjonene og arbeidsgiver møtes, behandler saker i henhold til hovedavtalen i staten.

Riksrevisjonen har et aktivt arbeidsmiljøutvalg som ser til at arbeidsmiljøet er forsvarlig på virksomhetsnivå. De lokale verneombudene ivaretar de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet i den enkelte avdeling.

Samarbeidet med de ansatte og deres organisasjoner har i 2018 vært meget godt.

I tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser er det etablert retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold.

En ny livsfasepolitikk ble vedtatt i 2018. Det blir lagt vekt på raushet og fleksibilitet, og tar høyde for at man har ulike muligheter og begrensninger i de forskjellige livsfasene.

Sykefraværet utgjorde i 2018 4,8 prosent av antallet dagsverk totalt, mot 4,5 prosent i 2017. Ledelsen, HR-seksjonen, arbeidsmiljøutvalget, verneombudene og bedriftshelsetjenesten er viktige aktører både i arbeidet med å følge opp sykefravær og i arbeidet med å forebygge og legge til rette innenfor HMS-området.

61 prosent av de ansatte i Riksrevisjonen er kvinner. Forventningen om 40 prosent representasjon av begge kjønn er innfridd i toppledergruppen og mellomledergruppen. I saksbehandlergruppen og i kontorstillinger er kvinner overrepresentert.

Det er ingen kjønnsbetingede lønnsforskjeller mellom kvinner og menn. Bare et fåtall medarbeidere har varig redusert stilling, og det gjelder hovedsakelig kvinner. Det blir bare utlyst heltidsstillinger, men det blir lagt til rette for deltidsarbeid når en medarbeider har behov for det.

Riksrevisjonen har et elektronisk søknadsverktøy som gir søkere med innvandrerbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne mulighet for å be om en særskilt vurdering av søknaden sin. Nødvendig utstyr blir stilt til rådighet for medarbeidere med spesielle behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen.