Kapittel 4.0

Styring og kontroll av virksomheten

4.1 Riksrevisjonens kvalitetssikringssystem

Riksrevisjonens kvalitetssikringssystem bygger på internasjonale standarder for kvalitetskontroll (ISSAI 140). Systemet omfatter ledelse, etikk, kompetanse, gjennomføring av oppgaver og overvåking av virksomheten. Riksrevisjonens styrende dokumenter skal være lett tilgjengelige, og det legges blant annet vekt på at vi har

  • tydelige krav og forventninger til arbeidet
  • oversikt over hvilke faktorer som påvirker evnen og muligheten til å gjennomføre arbeidet i tråd med fastsatte krav og forventninger
  • systematiske prosesser for planlegging, gjennomføring, kvalitetskontroll og rapportering av all revisjon og kontroll
  • systematikk for overvåking, læring og forbedring

Vi arbeider med å videreutvikle kvalitetssikringssystemet. Sentrale elementer er blant annet retningslinjer for revisjons- og kontrollarbeidet, etiske retningslinjer, ansvars- og fullmaktstrukturer, risikohåndtering, porteføljestyring av revisjons- og utviklingsoppgaver, revisjons- og støttesystemer og organisasjonskultur.

4.2 Periodisk planlegging og oppfølging

4.2.1 Strategisk plan

I 2018 vedtok Riksrevisjonens kollegium den strategiske planen for perioden 2018–2024 (strategisk plan). Visjonen «Revisjon til nytte for morgendagens samfunn» er førende for våre tre hovedmål (omtalt i kapittel 3) og øvrige strategier.

4.2.2 Årlig virksomhetsplan

Strategisk plan operasjonaliseres gjennom den årlige virksomhetsplanen, som tar utgangspunkt i virksomhetens ressurser og rammer. Innenfor disse fastsetter vi overordnede prioriteringer for revisjonsarbeidet, det internasjonale arbeidet, utviklingsarbeidet og den faglige og administrative støtten.

Til grunn for planen ligger et analysearbeid for å identifisere og prioritere nye revisjonsoppgaver. Videre gjennomføres det årlige vurderinger av hva som er de viktigste risikoområdene internt i Riksrevisjonen. Disse ligger til grunn for prioriteringene av utviklingstiltak som inngår i moderniseringsprogrammet (4.2.3), og av andre tiltak og forventninger som tas inn i virksomhetsplanen.

Årlig virksomhetsplan konkretiseres ytterligere gjennom avdelingsplaner og lederkontrakter.

I samsvar med god styringspraksis vurderer vi våre egne resultater og måloppnåelse. Dette gjør vi ut fra et definert sett av informasjonskilder som samlet skal sette Riksrevisjonens ledelse og kollegium i stand til å vurdere om virksomhetens resultater er tilfredsstillende, eller om det er behov for tiltak for å forbedre måloppnåelsen. Disse resultatvurderingene gjøres årlig og inngår som grunnlag for Riksrevisjonens årlige vurderinger av virksomhetsrisiko.

4.2.3 Utviklingsarbeid - Moderniseringsprogram

Vårt utviklingsarbeid omhandler både revisjonsfaglig utvikling, systemutvikling og ledelses- og organisasjonsutvikling. I 2019 brukte vi totalt 24 årsverk til utviklingsarbeid, mot 23 årsverk i 2018.

Riksrevisjonen har etablert et moderniseringsprogram som skal sikre systematisk styring av utviklingstiltakene i strategiperioden. Programmet er et viktig virkemiddel for å bidra til å nå målene i strategisk plan. I den forbindelse er utviklingsprosjekter som omhandler automatisering av prosesser og digitalisering sentrale. Programmets hovedmål er å legge til rette for at gevinster fra nåværende og framtidige utviklingsprosjekter realiseres, noe som forventes å bidra til at vi når våre strategiske mål. Ca. halvparten av våre utviklingsressurser ble benyttet til prosjekter i moderniseringsprogrammet.

Flere av utviklingstiltakene i moderniseringsprogrammet ble avsluttet i første halvdel av 2019. Ansvaret for oppfølgingen er overført til relevante deler av linjeorganisasjonen. Blant annet gjelder det leveransene fra prosjektet som skal forbedre arbeidet med å identifisere risikoområder i forvaltningen.

For å nå de strategiske målene er det helt sentralt at vi har god oversikt og kompetanse på de ulike sektorområdene i forvaltningen. Dette gjøres gjennom sektorovervåkning. Vi må også ha en god prosess for å vurdere og prioritere nye forslag til revisjoner.

Basert på prosjektets arbeid innfører vi fra 2020 en ny modell for sektorovervåkning og valg av revisjonstemaer. Modellen er dynamisk ved at hele porteføljen av revisjons- og utviklingsoppgaver vurderes systematisk flere ganger i året. Det innebærer at forslag til revisjonstemaer kan fremmes oftere gjennom planåret.

Endringen er gjort for å bidra til at vi når vårt strategiske mål om å levere aktuell og relevant revisjon. Innføringen av ny modell skal effektivisere intern ressursbruk gjennom raskere saksgang. Frigjorte ressurser skal brukes til å jobbe med utvikling av nye revisjonstemaer.

Moderniseringsprogrammet består av seks sentrale utviklingstiltak. Disse fordeler seg tematisk på satsingsområdene for utviklingsarbeidet i Riksrevisjonen: samfunnsoppdrag, organisasjon og ledelse, infrastruktur og teknologi, fagkompetanse og formidling. De er prioritert fordi de enkeltvis og samlet er sentrale forutsetninger for å utvikle Riksrevisjonen i samsvar med strategisk plan.

De pågående utviklingstiltakene i moderniseringsprogrammet:

Rapportering av revisjonen

Hensikten er å bidra til effektivisering av produksjonsprosessen for det årlige Dokument 1 og bedre kommunikasjon av revisjonsresultatene i dokumentet. Målet er at Stortinget, forvaltningen og andre relevante aktører vil bruke dokumentet i enda større grad enn i dag. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke formidlingen av revisjonsresultatene.

Digitalisering av rapporter

Hensikten er å utvikle rapportene våre i et digitalt format som kommuniserer bedre med målgruppene. Løsningene som utvikles vil gjelde for alle rapportene våre. Utvikling og implementering vil pågå over flere år. Fra 2020 vil vi bare publisere rapportene våre digitalt. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke formidlingen av revisjonsresultatene.

Effektivisering av finansiell revisjon av virksomheter som er kunder av DFØ

Hensikten er å effektivisere og bidra til økt kvalitet på den finansielle revisjonen av statlige virksomheter som er kunder hos Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Dette gjelder ca. 150 virksomheter på regnskapsområdet og ca. 170 virksomheter på lønnsområdet. I praksis skjer dette ved at vi gjør revisjonshandlinger mot DFØ som dekker alle kundene deres, henter inn mer data og gjør flere analyser i revisjonen. Prosjektet vil bidra til å styrke satsingsområdet fagkompetanse.

Program for informasjonsforvaltning

Programmet vil inneholde tiltak som gjør at vi kan bygge en ny grunnmur for informasjonsforvaltning i Riksrevisjonen. Dette vil påvirke alle arbeidsprosessene våre. Informasjonsforvaltningsprogrammet samkjører gjennomføring og oppfølging av tiltak som har nærliggende formål, og som er klart avhengige av hverandre. I 2020 setter vi i gang tre nye slike utviklingstiltak. Vi skal blant annet prøve ut og implementere ny teknologi som skal øke sikkerheten ved utveksling av data med reviderte virksomheter. I tillegg skal vi utarbeide strategi for framtidig bruk av skytjenester til behandling og lagring av data og etablere et forprosjekt der vi skal kartlegge muligheter for automatisering i deler av den finansielle revisjonen. Tiltakene i programmet vil bidra til å styrke de fleste av de strategiske satsingsområdene våre.

Håndtering av gradert informasjon

Det er etablert et prosjekt som skal vurdere alternative tekniske og bygningsmessige løsninger slik at Riksrevisjonen fortsatt kan ivareta behovet for håndtering av gradert informasjon i henhold til krav i sikkerhetsloven og virksomhetssikkerhetsforskriften. Formålet er også å effektivisere gjennomføringen av revisjoner der vi behandler gradert informasjon. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke satsingsområdet infrastruktur og teknologi.

Bedre kommunikasjon mellom Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo og regionskontorene

Det er etablert et prosjekt som skal optimalisere bruken av videokonferanseutstyret for å sikre effektiv og sømløs kommunikasjon mellom våre geografiske lokasjoner. Teknologien vil framover tas i bruk i større grad overfor virksomhetene vi reviderer og andre eksterne. Dette forventes å gi redusert reiseaktivitet og lavere reisekostnader. Prosjektet vil i hovedsak bidra til å styrke satsingsområdet infrastruktur og teknologi.

4.3 Operativ styring

Operativ styring handler særlig om å sikre forsvarlig gjennomføring og gode løpende prioriteringer. Den operative styringen ivaretas i hovedsak gjennom systemer for porteføljestyring som gir et samlet grunnlag for å vurdere om oppgavene har forsvarlig framdrift, riktig bemanning og god håndtering av gjennomføringsrisiko. I tillegg vurderes det om de samlede tilgjengelige ressursene blir prioritert på en god måte.

Vi benytter et elektronisk styringsinformasjonssystem til å fordele og rapportere forbruk av ressurser på oppgaver av både revisjonsfaglig og administrativ art på årlig basis. Erfaringstall fra dette systemet gir også grunnlag for mer treffsikre ressursanslag når vi skal planlegge likeartede oppgaver i framtiden.

Videre handler vår operative styring om å sikre at vi i det løpende arbeidet forvalter ressurser og oppgaver på en sunn og forsvarlig måte, og at vi etterlever relevante lov- og regelverk.

4.4 Kompetanse, arbeidsmiljø og likestilling

Riksrevisjonen er en kompetanseorganisasjon der de ansatte er vår viktigste ressurs. Vi legger stor vekt på at de ansatte skal kunne delta på ulike kompetansehevingstiltak. Det avsettes stipendmidler og gis permisjoner for deltakelse på hel- eller deltidsstudier som er relevant for å sikre Riksrevisjonen kompetanse i tråd med framtidens behov. I tillegg deltar de ansatte på en rekke kurs som del av sin kompetanseutvikling. I 2019 brukte vi 23 årsverk til slike kompetanseutviklingstiltak, mot 21 årsverk i 2018.

Vi legger stor vekt på å ha et godt arbeidsmiljø og legger til rette for at tillitsvalgte og vernetjenesten kan ivareta vervene sine på en god måte. Dette bidrar til bedre beslutningsgrunnlag og prosesser.

Tjenestemannsorganisasjonene og arbeidsgiver møtes fast i informasjons-, drøftings- og forhandlingsutvalget, hvor vi behandler saker i henhold til Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen i staten. Vi vurderer samarbeidet med de ansatte og deres organisasjoner som svært godt.

Vi har et aktivt arbeidsmiljøutvalg som bidrar til at Riksrevisjonen skal ha et godt arbeidsmiljø. De lokale verneombudene ivaretar de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet i den enkelte avdeling.

Livsfasepolitikken vår er del av personalpolitikken og bygger på statlig arbeidsgiverpolitikk og målene i den sentrale avtalen om inkluderende arbeidsliv. Riksrevisjonen skal være en attraktiv arbeidsplass for medarbeidere i alle faser av yrkeskarrieren, og vi skal legge til rette for at flere står lengre i arbeid. Livsfasepolitikken vektlegger individuelt rettede tiltak som er tilpasset den enkeltes livssituasjon eller livsfase og retter seg mot medarbeiderens muligheter framfor begrensninger. Vi tilrettelegger for medarbeidere med spesielle behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen.

Riksrevisjonen ønsker å være en mangfoldig organisasjon. Vi har et elektronisk rekrutteringsverktøy som gir søkere med innvandrerbakgrunn eller nedsatt funksjonsevne mulighet for å be om en særskilt vurdering av søknaden sin. Vi har god erfaring med å ta imot lærlinger. I 2019 ble en lærling fast ansatt etter gjennomført opplæringsløp. Vi ønsker å videreføre lærlingeordningen.

Sykefraværet utgjorde i 2019 4,5 prosent av det totale antallet dagsverk. I 2018 var sykefraværet 4,8 prosent. Ledelsen, HR-seksjonen, arbeidsmiljøutvalget, verneombudene og bedriftshelsetjenesten er viktige aktører både i arbeidet med å følge opp sykefravær og i arbeidet med å forebygge og legge til rette innenfor HMS-området.

Bruk av overtid har også i 2019 blitt viet spesiell oppmerksomhet. I første halvår gjennomførte Arbeidstilsynet tilsyn, der de blant annet kontrollerte etterlevelsen av arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Tilsynet avdekket brudd på enkelte av bestemmelsene. Vi jobber målrettet med å forbedre internkontrollen, styrke opplæringen og utvikle bedre systemer for å støtte og sikre etterlevelse av lovens bestemmelser.

I tråd med arbeidsmiljøloven har vi retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold. Retningslinjene ble revidert i 2019.

60 prosent av de ansatte i Riksrevisjonen er kvinner. I mellomledergruppen er målet om minst 40 prosent representasjon av begge kjønn innfridd, mens det i toppledergruppen er under 40 prosent kvinner. I de andre stillingsgruppene er andelen menn under 40 prosent.

Kjønnsandel i ulike stillingsgrupper 2019

Det er ingen kjønnsbetingede lønnsforskjeller mellom kvinner og menn i Riksrevisjonen.

På toppledernivået (ekspedisjonssjef) er gjennomsnittslønnen for kvinner marginalt lavere enn for menn, mens på mellomledernivået (avdelingsdirektør) tjener kvinner marginalt bedre enn menn.

I høyere saksbehandlerstillinger er lønnsforskjellen mellom kvinner og menn under én prosent i alle stillingskoder, unntatt spesialrådgiver. I andre saksbehandlerstillinger er lønnsforskjellen mellom én og to prosent innad i den enkelte stillingskode. For enkelte stillingskoder er det for få ansatte til at det går an å foreta en relevant sammenligning, eller at det kun finnes kvinner eller menn i stillingskoden.

Alle stillingene våre lyses ut som heltidsstillinger, men vi legger til rette for deltidsarbeid når en medarbeider har behov for det. Per 1. desember 2019 hadde 37 ansatte delvis permisjon eller redusert stilling. 35 av dem var kvinner. I tillegg er det fem kvinner og én mann som er i foreldrepermisjon per 1. desember 2019.

4.5 Bærekraft

Riksrevisjonen jobber for minst mulig negativ påvirkning på det ytre miljøet. Dette gjør seg gjeldende på områder som energibruk, innkjøp, avfallshåndtering og reiser.

Hovedkontoret i Oslo er miljøsertifisert som «Very good» etter BREEAM NOR-standarden. Bygget er i energiklasse A og har systemer som regulerer varme og ventilasjon gjennom døgnet, og som slår av lys i rom uten aktivitet. Vi bruker energieffektivt IT-utstyr merket energispar.

I alle anskaffelser vurderer vi om det er relevant å stille miljøkrav. Innkjøpte kontormøbler er for eksempel miljøvennlig framstilt og kontorrekvisita er svanemerket. Kantinen vår i Oslo tilbyr lokalprodusert mat, 15 prosent økologisk frukt og grønnsaker, og sertifisert fisk.

Vi sorterer papp og papir, plast og organisk avfall for gjenvinning, og elektrisk og farlig avfall for sikker avhending. De siste årene har vi redusert papirforbruket betydelig. I 2019 digitaliserte vi behandlingen av reiseregninger, og vi reduserte opplaget av trykte revisjonsrapporter ytterligere. Fra 2020 skal rapportene bare publiseres digitalt.

I 2019 har vi forbedret kommunikasjonsløsningene mellom hovedkontoret, regionskontorene og eksterne for å effektivisere tidsbruk og sikre mer sømløs kommunikasjon. Vi arbeider med ytterligere forbedringer, og målet er blant annet redusert reiseaktivitet. Revisjon av virksomheter over hele landet kombinert med vår egen regionale tilstedeværelse gjør likevel en viss reiseaktivitet nødvendig.