Slik skriver vi i Riksrevisjonen – skriveveileder for rapporter
Språket er Riksrevisjonens viktigste arbeidsverktøy, og et klart og enkelt språk er nøkkelen til god formidling. Det får frem det faglige innholdet på en tydelig måte, noe som gjør at flere lesere kan forstå det vi skriver om. I denne veilederen finner du forklaringer og konkrete eksempler på hvordan du skal bruke skriveprinsippene våre.
Skriv for leseren
Hovedmålgruppe: stortingsrepresentantene
Hovedmålgruppen vår er stortingsrepresentantene, og først og fremst kontroll- og konstitusjonskomiteen. For Stortinget er rapportene våre svært viktig. Vi skal gi Stortinget den informasjonen de trenger for å kunne behandle saker og fatte vedtak.
Stortingsrepresentantene er sjelden spesialister på det du skriver om. I tillegg har de gjerne dårlig tid, behandler mange ulike saker samtidig og har flere ulike roller.
- Skriv slik at de lett kan finne og forstå informasjonen de trenger.
- Utelat alt som ikke er relevant.
Still deg disse kontrollspørsmålene når du skriver:
- Trenger Stortinget denne informasjonen?
- Er teksten forståelig for en stortingsrepresentant?
- Har jeg besvart alle spørsmålene stortingsrepresentantene har?
Andre målgrupper:
- Forvaltningen
- Media og samfunnsdebattanter
- Innbyggerne
Forvaltningen er også en svært viktig målgruppe for oss. De har stor nytte av rapportene våre. Hvis de enkelt kan finne og forstå innholdet, kan vi bidra til en bedre og mer effektiv forvaltning.
Det Riksrevisjonen undersøker, angår alle innbyggere i Norge. Men de fleste får informasjonen vi formidler gjennom pressen eller sosiale medier. Skriv derfor slik at også journalister og samfunnsdebattanter lett kan finne, forstå og videreformidle våre funn og anbefalinger.
Gjør det lett å finne frem i teksten
De fleste i målgruppene «leteleser» i de grundige rapportene våre. Det betyr at de skumleser for å finne informasjonen de trenger. For å hjelpe dem, skal vi
- skrive det viktigste først (se punktet «Få frem det viktigste»)
- bruke informative overskrifter
- bruke mellomoverskrifter
- bruke punktlister, faktabokser, figurer og tabeller for å fremheve viktig informasjon og bryte opp teksten
- utheve viktige fakta
Bruk mellomoverskrifter aktivt
Mellomoverskrifter bryter opp store og tunge tekstblokker, og gjør det lettere å lete etter informasjon i rapporten. Vi anbefaler å ha en mellomtittel for hvert tredje eller fjerde avsnitt.
Leseren lurer først og fremst på hva vi har funnet ut. Mellomoverskriftene skal derfor fremheve viktig informasjon, og de kan gjerne være konkluderende der det er mulig. Bruk gjerne tema eller funn i mellomoverskriftene – da får leseren klar beskjed om hva avsnittet handler om. En mellomoverskrift bør likevel ikke være lenger enn at den får plass på én linje.
Konkluderende overskrifter skal inneholde både verb (hva) og subjekt (hvem).
Beskrivende: Økt temperatur og mer nedbør
Konkluderende: Det blir økte temperaturer og mer nedbør i hele Norge
Beskrivende: Kriminalomsorgens tilbakeføringsarbeid
Konkluderende: Kriminalomsorgen tilrettelegger ikke godt nok i tilbakeføringsarbeidet
Beskrivende: Sikring mot dataangrep i Oljedirektoratet
Konkluderende: Oljedirektoratet er ikke godt nok sikret mot dataangrep
Punktlister
Gjør teksten oversiktlig ved å fremheve viktig informasjon i punktlister. Slik unngår du at informasjonen «drukner» i tunge avsnitt. Punktlister er nyttige når vi skal framstille viktig informasjon klart, særlig når vi ramser opp mange og lange ledd.
Innledningssetning + punktene = én sammenhengende setning
Kravene som anses å være relevante for denne undersøkelsen, er
- å sette brukeren i sentrum
- å følge krav i standarder
Formålet med løsningen er
- å gi saksbehandlingsstøtte, dokumentere saksansvar i den enkelte sak, dokumentere pågående og gjennomførte aktiviteter
- å støtte samtidig arbeid i en sak fra etterforskere, påtaleansvarlige og administrativt personell, politidistrikter, særorgan, statsadvokat og riksadvokat
- å regulere tilganger avhengig av aktørenes rolle eller eierskap i saken eller sakens skjermingsgrad
Direktoratene i denne gjennomgangen er
- Statens vegvesen
- Jernbanedirektoratet
- Kystverket
- Sjøfartsdirektoratet
Innledningsteksten = en fullstendig og avsluttet setning
De følgende kravene anses å være relevante for denne undersøkelsen:
- å sette brukeren i sentrum
- å følge krav i standarder
Politidirektoratet peker på flere mulige gevinster:
- raskere og bedre kvalitet på respons fra politiet
- et politi som tar i bruk ny teknologi og endrer seg i takt med samfunnsutviklingen
- bedre informasjonssikkerhet, personvern og etterlevelse
- mer effektiv håndtering av kriminaliteten i samfunnet og bedre informasjonsdeling mellom straffesak, forebygging og etterretning
- et mer tilgjengelig politi, som vil gi bedre og mer effektiv dialog mellom samfunnet og politiet
Innledningsteksten = en helsetning + hvert av punktene består av en eller flere helsetninger
Politidirektoratet peker på flere mulige gevinster:
- Politiets respons blir raskere og får bedre kvalitet.
- Politiet tar i bruk ny teknologi og endrer seg i takt med samfunnsutviklingen.
- Informasjonssikkerheten, personvernet og etterlevelsen styrkes.
- Kriminaliteten i samfunnet håndteres mer effektivt, og informasjonsdelingen mellom straffesak, forebygging og etterretning forbedres.
- Politiet blir mer tilgjengelig, noe som vil gi bedre og mer effektiv dialog mellom samfunnet og politiet.
Ifølge Politidirektoratet er det flere årsaker til at BL ikke er erstattet av ny teknologi:
- Etter at merverdiprogrammet ble stanset, har ikke politiet hatt en klar strategi om å skifte ut BL.
- Det har ikke vært kapasitet i politiet til å modernisere BL. BL er svært komplekst, gir fra seg mye data og har mange avhengigheter til andre systemer. Nødvendige endringer i andre IT-løsninger har begrenset politiets kapasitet til å modernisere BL.
- Politiets utviklingsportefølje er omfattende, men politiet har lite frie midler til IT-utvikling. Mange av utviklingsprosjektene er styrt av internasjonalt samarbeid og akutte tiltak som dukker opp fortløpende.
Tekstbokser
Du kan også skille ut viktig informasjon i separate tekstbokser. I stilsettet vårt i Word, kan vi sette inn følgende bokser:
- Faktaboks: Brukes for å gi viktig, utfyllende informasjon til resten av teksten. Faktaboksen inneholder kun objektive fakta.
- Infoboks høyre: Informasjonen er ikke nødvendig for leseren og boksen legger seg i høyremargen (kjekt å vite-informasjon). Skal kun bli brukt i Dokument 1 og 3 som har brede høyremarger.
- Infoboks tall: Brukes for å framheve og forklare et nøkkeltall
- Konklusjonsboks: Brukes for å framheve konklusjonene
- Sitatboks: Brukes for å framheve et viktig sitat.
Figurer og tabeller
Figurer, illustrasjoner og tabeller skal gi informasjon raskt, og de bryter også opp teksten. Mange lesere hopper gjerne over tekstavsnitt og går raskt til tabeller, illustrasjoner og figurer. Gode figurer, illustrasjoner og tabeller øker lesbarheten og kan erstatte tekst. De er vanligvis mer iøynefallende enn vanlig tekst. Derfor er det viktig at de er oversiktlige, informative og enkle og forstå. Målet med å bruke dem er å lette formidlingen av tekstens innhold. Selv om det er mulig å komprimere en stor mengde data i en tabell, er det viktig å begrense mengden. Tabeller og figurer skal være selvforklarende. Dette betyr at leseren er i stand til å forstå hva dataene betyr uten å gå til teksten for å tolke innholdet.
Introduser figurer og tabeller i løpende tekst for å gi dem kontekst og mening.
Gi også figurene og tabellene beskrivende titler, slik at de kan stå på egne ben og gjenbrukes andre steder.
I rapporter med lange kapitler kan du vurdere om hvert kapittel skal ha en kort leseveiledning/oppsummering først – særlig hvis kapitlene er faglig tunge.
Få frem det viktigste
Leserne ønsker å få våre konklusjoner tidlig i teksten. De er først og fremst interessert i våre funn, konklusjoner og kritikk.
Hva er det viktigst at leserne sitter igjen med etter å ha «letelest» seg gjennom rapporten? Bestem deg for det, og skriv det først. Gjør du ikke det, risikerer du at leseren overser det helt. Husk at de fleste som leser på skjerm, kun leser de første avsnittene, før de skummer seg nedover siden til neste punkt de synes ser viktig ut.
Det viktigste skal stå først i alle deler av dokumentet - i hvert
- hovedkapittel
- underkapittel
- avsnitt
Tips: Se på hver del av teksten din, og flytt det viktigste avsnittet først. Se så på hvert avsnitt, og flytt de viktigste setningene først. Sjekk til slutt at språket fremdeles flyter godt, og skriv om hvis du må.
Mindre viktig informasjon og detaljer du mener bør med, plasserer du lenger ned i teksten.
Bakgrunnsinformasjon plasserer du helt til slutt. Dette er for de spesielt interesserte.
Det viktigste sist: Om omorganiseringen har ført til bedre kvalitet innen anskaffelsesområdet, er i liten grad målt.
Det viktigste først: Det er i liten grad målt om omorganiseringen har ført til bedre kvalitet innen anskaffelsesområdet
Det viktigste sist: At Helse- og omsorgsdepartementet ikke har sørget for at kvaliteten på anskaffelsestjenestene eller avtalene måles systematisk, til tross for at økt kvalitet er et mål, finnes kritikkverdig.
Det viktigste først: Det er kritikkverdig at Helse- og omsorgsdepartementet ikke har sørget for at kvaliteten på anskaffelsestjenestene eller avtalene måles systematisk, til tross for at økt kvalitet er et mål.
Det viktigste først: Norsk Helsenett SF ble valgt fordi …
Det viktigste først: Vi mener at dette …
Kom til poenget og sett punktum
Fordi de fleste «leteleser» i undersøkelsene våre, er det viktig at teksten er oversiktlig og luftig. Lag gode avsnitt – 4–8 korte setninger er passe lengde. Sikt mot ett poeng i hver setning, og ett tema i hvert avsnitt eller kapittel.
Sett punktum ofte! Del opp lange setninger med punktum, ikke komma. En setning bør ikke være lenger enn to linjer. Stryk gjentakelser og unødvendige fyllord.
Ett for langt avsnitt:
Mange innsatte har økonomiske problemer når de løslates. Det finnes ikke oppdaterte undersøkelser om innsattes økonomiske situasjon ved løslatelse, men en undersøkelse fra Statistisk sentralbyrå i 2014 viser at mange har økonomiske problemer. 40 prosent oppgir at de ikke vil ha nok penger til å klare seg når de løslates, mens 14 prosent oppgir at de vil klare seg en kort stund.204 Mappegjennomgangen vår viser at 51 prosent (45 innsatte) av de 89 innsatte som var kartlagt med BRIK, har behov for hjelp med gjeld, mens 55 prosent (49 innsatte) har behov for hjelp med sin økonomiske situasjon. I intervjuene peker flere informanter fra ulike sektorer på at svært mange innsatte har store gjeldsproblemer, og at disse problemene ofte øker under soning. Også informanter fra frivillige organisasjoner forteller at et stort flertall av innsatte og løslatte har problemer med gjeld. Mange av disse får ikke hjelp til å håndtere dette, og resultatet er at mange innsatte løslates til en utfordrende økonomisk situasjon.
Samme tekst delt opp i flere avsnitt:
Mange innsatte har økonomiske problemer når de løslates. Det finnes ikke oppdaterte undersøkelser om innsattes økonomiske situasjon ved løslatelse, men en undersøkelse fra Statistisk sentralbyrå i 2014 viser at mange har økonomiske problemer. 40 prosent oppgir at de ikke vil ha nok penger til å klare seg når de løslates, mens 14 prosent oppgir at de vil klare seg en kort stund.
Mappegjennomgangen vår viser at 51 prosent (45 innsatte) av de 89 innsatte som var kartlagt med BRIK, har behov for hjelp med gjeld, mens 55 prosent (49 innsatte) har behov for hjelp med sin økonomiske situasjon.
I intervjuene peker flere informanter fra ulike sektorer på at svært mange innsatte har store gjeldsproblemer, og at disse problemene ofte øker under soning. Også informanter fra frivillige organisasjoner forteller at et stort flertall av innsatte og løslatte har problemer med gjeld. Mange av disse får ikke hjelp til å håndtere dette, og resultatet er at mange innsatte løslates til en utfordrende økonomisk situasjon.
Lange setninger:
Klimaendringene vil påvirke hele Norge, og det vil bli økte nedbørsmengder og høyere temperaturer. Dersom utslippene fortsetter å øke (utslippsscenario RCP8.5), er temperaturen på fastlandet i Norge forventet å øke med 4,5 grader innen 2100. Størst temperaturøkning forventes i Nord-Norge, og i vinterhalvåret. For hele landet er det forventet kraftigere og hyppigere styrtregnepisoder, større og hyppigere regnflommer, mens snøsmelteflommene blir færre og mindre.
Samme tekst i kortere setninger:
Klimaendringene vil påvirke hele Norge. Det blir høyere temperaturer og mer nedbør. Hvis utslippene fortsetter å øke som i utslippsscenario RCP8.5, vil temperaturen på fastlandet sannsynligvis stige med 4,5 grader innen 2100. Den største temperaturstigningen ventes i Nord-Norge, og i vinterhalvåret. Hele landet får mer og kraftigere styrtregn, og større og hyppigere regnflommer. Snøsmelteflommene blir derimot færre og mindre.
Skriv aktivt og vennlig
Bruk et aktivt språk
Aktive setninger er mer leservennlige enn passive. De gir bedre tempo og vekker interesse. Skriver du aktivt, forstår leseren også lettere hvem som gjør hva.
Bruk heller verb enn substantiv, og unngå for all del «substantivering».
Mer slik (aktivt): Departementet planlegger å se nærmere på om det er behov for å endre kravene som skal stilles.
Mindre slik (passivt): Behov for endringer knyttet til hvilke krav som skal stilles, vil bli vurdert nærmere.
Mer slik (aktivt): Departementet har hjemmel for å flytte bevilgningene.
Mindre slik (passivt): Det foreligger hjemmel for å flytte bevilgningene.
Mer slik (aktivt): De kontrollerte om enheten etterlever rutinene.
Mindre slik (passivt): Det ble gjennomført en kontroll av etterlevelse av rutiner ved enheten.
Mer slik (aktivt): Departementet forklarer mindreutgiften med at prosjekter har blitt forsinket og utbetalinger forskjøvet.
Mindre slik (passivt): Departementet forklarer mindreutgiften med forskyvning i utbetalinger og forsinket framdrift i prosjekter.
Mer slik (aktivt): I denne undersøkelsen ser vi på om Forsvaret har etterlevd krav.
Mindre slik (passivt): I denne undersøkelsen ser vi på etterlevelse av krav.
Mer slik (aktivt): Etaten har ikke rutiner for å følge opp og kontrollere arbeidet.
Mindre slik (passivt): Etaten har ikke rutiner for oppfølging og kontroll av arbeidet.
Mer slik (aktivt): Departementet har ansvar for å utforme og iverksette politikken.
Mindre slik (passivt): Departementet har ansvar for utforming og iverksetting av politikken.
Mer slik (aktivt): Ved å digitalisere prosessene kan kommunen spare tid.
Mindre slik (passivt): Digitalisering av prosessene kan bidra til at kommunen sparer tid.
Mer slik (aktivt): DSB skal utføre oppgavene sine på en risikobasert og målrettet måte.
Mindre slik (passivt): DSB skal sikre en risikobasert og målrettet tilnærming i sin oppgaveutførelse.
Hva er et vennlig språk?
Å skrive vennlig betyr blant annet å bruke personlig pronomen.
Slik skal vi omtale oss selv:
- Bruk Riksrevisjonen først.
- Deretter kan du gjerne bruke «vi» og «vår».
- Varier gjennom teksten slik at språket flyter godt.
- Unngå å bruke «revisjonen» som betegnelse på oss selv.
- Bruk gjerne ordet «undersøkelse» om det vi før kalte revisjoner.
Slik skal vi omtale revidert virksomhet:
- Pass på at det hele tiden er tydelig hvem du skriver om.
- Bruk hovedsakelig fullt navn. Sjekk gjerne hva virksomheten bruker selv.
- Etter at du har introdusert virksomheten i teksten, kan du bruke «de» og «dem».
- Varier gjennom teksten slik at språket flyter godt.
Riksrevisjonens uttalelse til statsrådens svar
Vi merker oss at departementet vil følge opp våre anbefalinger.
Virksomhetsstyringen av Luftfartstilsynet har blitt bedre de senere årene. Likevel trenger de et system som gir bedre kontroll med effektiviteten i driften. I tillegg bør de styrke arbeidet med utviklingsprosjekter og standardisere gjennomføringen av sentrale oppgaver.
Spør en kollega
Få gjerne en kollega som ikke kjenner stoffet like godt som deg til å lese over. Forstår hun eller han det du skriver? Be gjerne kollegaen din tenke over om du har fulgt skriveprinsippene.
Fremdeles usikker? Spør kommunikasjonsenheten i stab.
Stive ord og utrykk
Det hender rett som det er at vi i Riksrevisjonen bruker stive ord og utrykk som sjelden er en del av dagligtalen. Vi er ikke alene. Offentlig sektor er storforbrukere av det som Språkrådet kaller kanselliord. De skaper en unødvendig avstand til leseren og kan med fordel byttes ut for å gjøre teksten mer lesbar.
Et eksempel er «Herunder». Bruk heller «blant annet» eller «inkludert». Et annet er «angående». Det er bedre å skrive «spørsmål om saken» enn «spørsmål angående saken».
Språkrådet har laget en egen kanselliliste hvor du finner mange gode alternativer. Denne listen er ment som en veiledning, ikke som en «svarteliste». Det er ikke meningen at vi skal unngå disse ordene for enhver pris, men det er viktig at vi er bevisste på at vi med noen enkle grep kan gjøre tekstene våre tilgjengelige for flere.