Mandat for en felles undersøkelse av Helseplattformen

Bakgrunn

Kontrollutvalget i Trondheim ba Trondheim kommunerevisjon 20. mars 2023 om å innlede en diskusjon med Riksrevisjonen om utarbeiding av mandat for et felles revisjonsprosjekt av Helseplattformen.

Kontrollutvalget fikk en orientering fra kommunedirektøren om Helseplattformen i møte 23. januar 2023. Den 20. mars ble det fremmet forslag om at kommunerevisjonen skulle gå i dialog med Riksrevisjonen om et samarbeidsprosjekt om Helseplattformen. Kontrollutvalget har i møtene særlig vært opptatt av pasientsikkerhet, åpenhet, økonomisk risiko og involvering fra ansatte og fastlegene. Kommunedirektøren har lagt fram to notater om temaet datert 15. og 20. mars.

Riksrevisjonens kollegium besluttet 21. mars at Riksrevisjonen skulle gå i dialog med Trondheims kommunerevisjon med sikte på et felles prosjekt knyttet til revisjon av Helseplattformen og forhold rundt denne.

Helseplattformen

Helseplattformen er et nytt felles pasientjournalsystem og samhandlingsløsning for kommuner, sykehus, fastleger og private spesialister i Midt-Norge. Systemet skal bidra til å nå regjeringens mål om «Èn innbygger – èn journal». Helseplattformen skal bidra til økt kvalitet i pasientbehandling, bedre pasientsikkerhet, mer brukervennlige systemer og å sette helsepersonell i stand til å utføre sine oppgaver på en bedre og mer effektiv måte.

Begrepet Helseplattformen brukes både om IT-systemet, prosjektet som innfører dette, og det offentlig eide selskapet Helseplattformen AS. Selskapet eies av Helse Midt-Norge RHF (60 %), Trondheim kommune (24,7 %) og 22 andre kommuner i Midt-Norge (til sammen de resterende 15,3%). Alle kommuner i Midt-Norge kan bli medeiere dersom kommunestyret vedtar det.

Helseplattformen bygger på teknologi fra selskapet Epic. Flere andre leverandører er også involvert, og systemet har et stort antall integrasjoner mot andre systemer.

Arbeidet med Helseplattformen ble påbegynt i 2015.  I 2016 gjorde Helse- og omsorgsdepartementet det klart i foretaksmøte med Helse Midt-Norge RHF at arbeidet også skulle omfatte kommunale helse- og omsorgstjenester.  Forut for dette hadde Helse Midt-Norge RHF over flere år jobbet med å finne en journalløsning for helseforetakene i regionen. I mars 2019 ble anskaffelsesfasen avsluttet, og det ble inngått kontrakt med Epic om journalløsningen.

Trondheim kommune og St Olav Hospital HF tok i bruk Helseplattformen i henholdsvis mai og november 2022. Det var planlagt at øvrige kommuner og fastleger deretter løpende skulle slutte seg til løsningen.

Det er avdekket flere alvorlige problemer med blant annet informasjonsflyt etter at Helseplattformen ble tatt i bruk. Det kan derfor stilles spørsmål ved hvor egnet systemet er, hvor godt innføringsfasen har vært planlagt og styrt og hvordan oppfølgingen har vært for å håndtere problemene som har oppstått etter løsningen har vært tatt i bruk. Konsekvensene så langt har vært redusert pasientsikkerhet og lite effektiv pasientbehandling. Det er dermed en risiko for at målene med Helseplattformen ikke vil bli nådd. 

Utfordringene har påvirket videre framdrift av innføringen. Tidspunktet for utrullingen av systemet på andre sykehus i Midt-Norge er nå utsatt. Når det gjelder kommunene og fastlegene, er det usikkerhet når og eventuelt om disse kobler seg på. Flere kommuner i Midt-Norge vurderer nå andre alternativer enn Helseplattformen.

Det er satt i gang et stort arbeid for å rette kritiske feil i systemet og for å foreta ytterligere tilpasninger av løsningen. Det jobbes blant annet med å forbedre løsningen til fastlegene.

Helseplattformen bygger på ett felles system. Det gir en kompleks organisasjonsstruktur og avhengigheter mellom mange aktører som har ulike behov for sin journalløsning. Helseplattformen AS har ansvaret for innføring og fremtidig forvaltning av den nye felles journalløsningen for hele helsetjenesten i Midt-Norge, og for kontraktoppfølging med de valgte leverandørene. For å sikre en god tilpasning av systemet, rette opp feil og videreutvikle løsningen, må det dermed være et tett samarbeid mellom Helseplattformen AS og de ulike aktørene som tar i bruk løsningen.

Det er etablert et samarbeid mellom Helseplattformen og Direktoratet for e-helse om utvikling av helsefaglig standardisering, terminologi og kodeverk osv. som er avgjørende for samhandlingen mellom Helseplattformen og journalløsningene i helse- og omsorgstjenesten utenfor Midt-Norge.

Helseplattformen er basert på samme system som leverandøren Epic har levert til sykehus flere steder i verden. Det gjelder blant annet «Sundhedsplatformen» som sykehus i Københavnregionen tok i bruk i 2016. Også her har det vært store utfordringer, noe som ble påpekt av den danske riksrevisjon i 2018.   

Den totale prosjektrammen er justert opp til 3 880 mill kroner. Det estimerte totalforbruket til og med 2022 for innføringsprosjektet er 3 067 mill kroner. Det er lite kjennskap til hvilke kostnader som vil påløpe eierne framover som følge av utsettelsene, justeringer som må gjøres i systemløsningen og usikkerheten rundt antall aktører som tar løsningen i bruk. 

Helse Midt RHF har fått en låneramme på 2.140 mill (2019-kroner) fra staten til å finansiere Helseplattformen. Videre er det etablert en statlig tilskuddsordning på 601 mill (2019-kroner) for å legge til rette for deltakelse fra kommuner og fastleger, slik at Helse Midt-Norge og kommunene som går inn i prosjektet avlastes for risiko knyttet til manglende deltakelse. Tilskuddet skal betales tilbake med renter etterhvert som kommuner og fastleger tar i bruk løsningen. Hele tilskuddsrammen er utbetalt med bevilgningen for 2023.

Det er både gjennomført og pågår flere undersøkelser der ulike aspekter ved Helseplattformen blir belyst. Blant annet har Statens Helsetilsyn gjennomført et tilsyn ved St. Olav HF i 2023 der informasjonsflyt, legemiddeladministrasjon og brukergrensesnitt har vært vektlagt. Videre har styret i Helse Midt-Norge RHF besluttet at det skal gjennomføres en ekstern evaluering av innføringsfasen av Helseplattformen ved St Olav HF som skal rapporteres innen 1.september 2023.

Helseplattformen er også berørt i to undersøkelser i Riksrevisjonens regi. Dette gjelder Dokument 3:14 (2020-2021) Helse- og omsorgsdepartementets styring av arbeidet med Én innbygger - én journal som ble rapportert i juni 2021. I tillegg pågår en undersøkelse om utnyttelse av IT-systemer på sykehus. Undersøkelsen har et brukerperspektiv og skal rapporteres høsten 2023.

Trondheim kommunerevisjon har innhentet informasjon om datadrift og gjennomført kontroll av Trondheim kommunes utlån til Helseplattformen AS, samt gjennomført etterlevelseskontroller relatert til tilganger i IT-systemer og konsulenttjenester.

Aktuelle temaer for en undersøkelse

Et viktig premiss for undersøkelsen er at det framskaffes ny informasjon som kan gi grunnlag for forbedring. Med tanke på de mange undersøkelsene som er gjort og som pågår, og den samlede belastningen på de berørte virksomhetene mener Riksrevisjonen og kommunerevisjonen at det er viktig så langt det er mulig å bygge på eksisterende rapporter og kunnskap.

Problemet knyttet til blant annet informasjonsflyt er relativt kjent. I undersøkelsen vil det derfor være viktig å belyse mulige årsaker til de observerte problemene, som

• egenskaper ved IT-løsningen
• roller, ansvar og beslutningsstruktur innad og mellom sentrale aktører
• forberedelser gjort i forkant og før løsningen ble innført i Trondheim kommune og ved St Olav hospital HF i 2022.
• løpende risikovurdering - og håndtering

Det vil også være relevant å undersøke hvordan aktørene jobber med å videreutvikle systemet og gevinster. Det kan også være aktuelt å se på eventuelle konsekvenser for Helseplattformen hvis kommuner og fastleger i regionen velger andre løsninger.

Økonomiske konsekvenser av Helseplattformen vil være viktig å undersøke. Sentrale spørsmål er hvilken oversikt en har over kostnadsutviklingen og hvordan kostnadsfordelingen er mellom leverandøren og de ulike aktørene i videreutviklingen av løsningen.

Det kan også være relevant å undersøke i hvilken grad Helseplattformen AS og aktørene i regionen har brukt erfaringer fra innføring av tilsvarende løsning i for eksempel Danmark.

For kommunerevisjonen i Trondheim vil det være aktuelt å undersøke brukerperspektiv ved å se på hvordan løsningen påvirker helsepersonell i kommunen sin arbeidshverdag.

For Riksrevisjonen kan det være aktuelt å vurdere departementets rolle. Hvor godt løsningen samhandler med de andre helseregionene og hvordan Helse Midt RHF arbeider for å legge til rette for dette kan også være aktuelt å belyse.

Omfanget av undersøkelsen og eventuelle avgrensninger av tema vil bli gjort i foranalysen. Om undersøkelsen utelukkende bør rettes mot innføringen av Helseplattformen og videre oppfølging og tilpasning eller om den også bør omfatte anskaffelsesfasen må avklares i foranalysen.

Forutsetninger

For at Trondheim kommunerevisjon og Riksrevisjonen skal kunne gjennomføre en felles undersøkelse av Helseplattformen forutsettes følgende:

• Deling av dokumenter og informasjon mellom kommunerevisjonen og Riksrevisjonen.
• Trondheim kommunerevisjon og Riksrevisjonen inngår en Samarbeidsavtale før foranalysen settes i gang der ytterligere detaljer i samarbeidet nedfelles.