Dokument 3:4 (2014-2015) / Offentliggjort Undersøkelse av internkontroll på anskaffelsesområdet i Statens vegvesen
Statens vegvesen har et godt formelt rammeverk, men det er ikke iverksatt godt nok. Dette gir risiko for misligheter i en statlig virksomhet som med årlige anskaffelser på over 40 milliarder kroner er en av de største innkjøperne i Norge.
-
(PDF, 3,53 MB)
Last ned fullversjon
Funn og anbefalinger
Godt formelt rammeverk, men svak iverksetting
- Statens vegvesen har etablert et godt formelt rammeverk for internkontroll på anskaffelsesområdet, med en rekke retningslinjer, rutiner og håndbøker.
- Det er utarbeidet egne retningslinjer for blant annet varsling av kritikkverdige forhold, avdekking og håndtering av misligheter, og etablert et system for kvalitetssikring.
- Men dette er ikke godt nok iverksatt og det forekommer en rekke brudd på gjeldende regelverk.
Mangelfullstyring og oppfølging
- Undersøkelsen viser at Statens vegvesen har etablert et system for risikostyring, men at det i liten grad gjøres risikovurderinger av etterlevelse av regelverk og av mislighetsrisiko.
- Vegdirektoratets oppfølging av internkontrollen i Statens vegvesen er mangelfull.
- Det gjøres svært få systematiske kontroller av etterlevelse av regelverk, og virksomheten har lite kjennskap til hvor effektiv internkontrollen er.
- Det er svakheter i Samferdselsdepartementets styring og oppfølging.
Svak tillit til intern varslingsordning
- Varslingsordningen har ikke den nødvendige tilliten blant de ansatte.
- Undersøkelsen viser at flere medarbeidere har opplevd eller observert kritikkverdige forhold, men ikke varslet om forholdet.
- Dette begrunnes blant annet med at de var usikre på om varselet ville bli godt håndtert og at de var bekymret for at det kunne få personlige konsekvenser.
Mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet?
- Statens vegvesens desentraliserte anskaffelsesfunksjon krever blant annet at alle ansatte har god kjennskap til retningslinjer og prosedyrer for anskaffelser.
- Undersøkelsen viser at det er utfordrende å sikre at alle har tilstrekkelig kjennskap til anskaffelsesregelverk.
Anbefalinger
Riksrevisjonen anbefaler at Samferdselsdepartementet
- tar initiativ overfor Statens vegvesen til å styrke kompetansen om regelverk og rutiner hos alle som er involvert i anskaffelser
- i samarbeid med Statens vegvesen styrker internkontrollen på anskaffelsesområdet ved både å foreta systematiske risikovurderinger av etterlevelse og mislighetsrisiko, og etterkontroll og oppfølging av om internkontrollen i etaten er effektiv
- tar initiativ overfor Statens vegvesen til å forbedre etatens varslingsordning, for å sikre at ordningen har tillit blant de ansatte
- i samarbeid med Vegdirektoratet vurderer fordeler og ulemper ved en noe mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet i Statens vegvesen
Bakgrunn og mål for undersøkelsen
Statens vegvesen er en av de offentlige norske virksomhetene med høyest innkjøpsvolum. I 2013 utgjorde etatens anskaffelser rundt 80 prosent av omsetningen – 40 milliarder kroner. Anskaffelsesfunksjonen i Statens vegvesen er desentralisert, og svært mange av de ansatte har fullmakt til å foreta anskaffelser.
Risikostyring og interkontroll er de samlede prosessene og tiltakene som iverksettes for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens måloppnåelse. Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om det er iverksatt effektiv risikostyring og internkontroll på anskaffelsesområdet for å bidra til at Statens vegvesen når sine mål. Undersøkelsen omfatter perioden fra og med januar 2010 til og med mai 2014.
