Dokument 3:10 (2016–2017) / Offentliggjort Undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning
Mange departementer og statlige virksomheter praktiserer ikke god nok arkivering og mulighet for innsyn. Det skyldes både manglende kunnskap og lite brukervennlige arkivsystemer.
-
(PDF, 2,1 MB)
Last ned fullversjon
Funn og anbefalinger
Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull
- Bruk av e-post og fagsystemer uten godkjente arkivløsninger fører til at betydelige mengder arkivpliktige dokumenter ikke blir arkivert og journalført.
- Saks- og arkivsystemer oppleves av mange som lite brukervennlige. Det fører til at de ofte ikke blir brukt.
Forhåndsunntak av dokumenter brukes oftere enn forutsatt, også uten rettslig holdbart grunnlag
- «Forhåndsklassifisering» skal som hovedregel ikke forekomme, og bør bare brukes for taushetsbelagte opplysninger eller der merinnsyn er uaktuelt.
- I 2015 var hvert fjerde dokument forhåndsunntatt.
- En kontroll i sju departementer viser at det er vanskelig eller umulig å se behovet for forhåndsunntak i 60 prosent av tilfellene.
Krav om innsyn kan behandles på en betydelig bedre måte
- Kontroll av avslag i sju departementer viser at det i mer enn hvert tredje tilfelle manglet holdbart grunnlag for å nekte innsyn.
- Klager på avslag tar ofte for lang tid, noe som gir risiko for at en sak mister sin aktualitet.
Mangelfull arkivering og feil journalføring i viktige enkeltsaker
- Mangelfull arkivering og/eller feil journalføring har i viktige enkeltsaker ført til at dokumenter har forblitt ukjent for offentligheten, og at det har vært vanskelig å be om innsyn i dem.
- Dette svekker muligheten for offentlig debatt og medienes kontroll med statsforvaltningen.
Vurderinger av om det skal gis merinnsyn, svikter ofte
- Når myndighetene kan nekte innsyn i et dokument, skal de likevel vurdere å gi innsyn («merinnsyn»).
- Kontroll i sju departementer viser at det er vanskelig å forstå at det ikke ble gitt merinnsyn i over halvparten av dokumentene.
Kravet om løpende journalføring er i hovedsak ikke oppfylt
- I 2015 brukte både statlige virksomheter og departementene i gjennomsnitt omtrent 30 dager på å journalføre et dokument.
- Mange blir registrert løpende, men en betydelig andel blir ikke synlige i postlistene før etter lang tid.
Anbefalinger
Riksrevisjonens anbefaler at Kommunal- og moderniseringsdepartementet
- tar initiativ for at arkivtjenestene i departementene gjennom opplæring, veiledning og kontroll bidrar til at arkivverdige saksdokumenter i større grad blir arkivert
- i samarbeid med Kulturdepartementet tar initiativ til at det blir utarbeidet veiledningsmateriale og mer brukervennlig programvare for å bedre arkiveringspraksis
- i samarbeid med Kulturdepartementet vurderer tiltak for å korte ned journalføringstiden
- tar initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet slik at det iverksettes tiltak for å styrke kunnskapen om forhåndsunntak av dokumenter
- tar initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet om bl.a. tiltak for å styrke kunnskapen om offentlighetslovens bestemmelser om unntak fra innsyn og om kriterier for å vurdere merinnsyn
Bakgrunn og mål for undersøkelsen
Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati. Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Forvaltningen skal gi alle mulighet til å kontrollere saksbehandlingen og delta i demokratiske prosesser. Dette forutsetter at dokumenter arkiveres og journalføres. God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv drift.
Målet med undersøkelsen har vært å kartlegge statsforvaltningens praksis med arkivering og journalføring av offentlige saksdokumenter og å vurdere i hvilken grad det legges til rette for innsyn.
