Dokument 3:3 (2021–2022) / Offentliggjort Oppfølging av undersøkelse om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning

I 2017 leverte vi en undersøkelse som avdekket mangelfull arkivering og feil journalføring i departementer og statlige etater. Vi har undersøkt status siden sist. Oppfølgingen viser at utviklingen går feil vei på flere viktige områder.

Kort fortalt

  • Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt.
  • Intetsigende og like titler gjør det vanskelig å finne dokumenter.
  • Praksisen med forhåndsunntak har økt selv om dette kun skal brukes unntaksvis.
  • Justis- og beredskapsdepartementet har i liten grad fulgt opp anbefalingene fra 2017.
  • Arkivverket har utarbeidet et nytt og lett tilgjengelig veiledningsmateriell, gjennomført langt flere tilsyn, og tatt viktige initiativer til nytenkning og testing av digitale løsninger og metoder.

Kritikknivå:

Sterkt kritikkverdig

Vi har sjekket fire viktige enkeltsaker. Manglende arkivering og mangelfull journalføring svekker i vesentlig grad mulighetene for offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll i disse sakene. Dette vurderer vi som sterkt kritikkverdig.

Kritikknivå:

Sterkt kritikkverdig

Justis- og beredskapsdepartementets begrensede oppfølging av anbefalingene i rapporten vår fra 2017 og av evalueringen av offentleglova vurderes som sterkt kritikkverdig.

Konklusjoner

Vi anbefaler

  • at Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet og Kulturdepartementet identifiserer nye tiltak som kan bedre etterlevelsen av regelverket. Det gjelder arkivering av arkivverdige dokumenter, hvordan de blir journalført og synlige i offentlige postjournaler, og hvordan offentleglovas regler blir praktisert i statlig forvaltning.
  • at Statsministerens kontor formidler til departementene og statsforvaltningen betydningen arkivering, journalføring og dokumentoffentlighet har for offentlig debatt, medbestemmelse, tillit til offentlig forvaltning og demokratisk kontroll.

    Stortinget har ferdigbehandlet saken

    Vi overleverte undersøkelsen til Stortinget 7. desember 2021. De behandlet den 18. mars 2022.

    Les mer på stortinget.no
Kategorier: Digitalisering/ikt Offentlig forvaltning

Spørsmål?

Bilde av Aleksander Åsheim

Aleksander Åsheim

Ekspedisjonssjef

945 07 619 aas@riksrevisjonen.no
Bilde av Stian Fjelldal

Stian Fjelldal

Kommunikasjonsrådgiver

915 43 760 sfj@riksrevisjonen.no