Dokument 3:3 (2021–2022) / Offentliggjort Oppfølging av undersøkelse om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning

I 2017 leverte vi en undersøkelse som avdekket mangelfull arkivering og feil journalføring i departementer og statlige etater. Vi har undersøkt status siden sist. Oppfølgingen viser at utviklingen går feil vei på flere viktige områder.

Kort fortalt

  • Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt.
  • Intetsigende og like titler gjør det vanskelig å finne dokumenter.
  • Praksisen med forhåndsunntak har økt selv om dette kun skal brukes unntaksvis.
  • Justis- og beredskapsdepartementet har i liten grad fulgt opp anbefalingene fra 2017.
  • Arkivverket har utarbeidet et nytt og lett tilgjengelig veiledningsmateriell, gjennomført langt flere tilsyn, og tatt viktige initiativer til nytenkning og testing av digitale løsninger og metoder.

Kritikknivå:

Sterkt kritikkverdig

Vi har sjekket fire viktige enkeltsaker. Manglende arkivering og mangelfull journalføring svekker i vesentlig grad mulighetene for offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll i disse sakene. Dette vurderer vi som sterkt kritikkverdig.

Kritikknivå:

Sterkt kritikkverdig

Justis- og beredskapsdepartementets begrensede oppfølging av anbefalingene i rapporten vår fra 2017 og av evalueringen av offentleglova vurderes som sterkt kritikkverdig.

Konklusjoner

Vi anbefaler

  • at Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet og Kulturdepartementet identifiserer nye tiltak som kan bedre etterlevelsen av regelverket. Det gjelder arkivering av arkivverdige dokumenter, hvordan de blir journalført og synlige i offentlige postjournaler, og hvordan offentleglovas regler blir praktisert i statlig forvaltning.
  • at Statsministerens kontor formidler til departementene og statsforvaltningen betydningen arkivering, journalføring og dokumentoffentlighet har for offentlig debatt, medbestemmelse, tillit til offentlig forvaltning og demokratisk kontroll.

    Til behandling i Stortinget

    Vi overleverte undersøkelsen til Stortinget 7. desember 2021.

    Følg saken videre på stortinget.no
Kategorier: Digitalisering og ikt Offentlig forvaltning

Spørsmål?

Bilde av Aleksander Åsheim

Aleksander Åsheim

Ekspedisjonssjef

945 07 619 aas@riksrevisjonen.no
Bilde av Stian Fjelldal

Stian Fjelldal

Kommunikasjonsrådgiver

915 43 760 sfj@riksrevisjonen.no