Del av Dokument 1 (2020–2021) / Offentliggjort Undersøkelse av arkivforvaltning og dokumentsikkerhet på norske utenriksstasjoner

Undersøkelsen viser at det er svakheter ved utenriksstasjonenes fysiske sikring av arkivmateriale, og at arkivsystemene som benyttes på stasjonene, har svært ulik funksjonalitet og i varierende grad bidrar til at journalføringen og arkiveringen er i tråd med regelverket. Undersøkelsen viser også at Utenriksdepartementets styring av arkivområdet har svakheter som kan svekke muligheten for å oppnå god arkivforvaltning i organisasjonen som helhet.

Funn

  • Utenriksstasjonene har svakheter i sikringen av sitt fysiske arkivmateriale.
  • Arkivsystemene som brukes på utenriksstasjonene, bidrar ikke tilstrekkelig til at stasjonene kan etablere en god og ensartet praksis i tråd med arkivlovens forskrifter.
  • Utenriksdepartementets styring og oppfølging av dokumentsikkerheten og arkivforvaltningen på norske utenriksstasjoner har svakheter som svekker muligheten for helhetlig oppfølging av området.

Kritikknivå:

Kritikkverdig

Utenriksdepartementet har ikke sørget for at alle utenriksstasjonene tilfredsstiller krav til sikring av fysisk arkivmateriale i henhold til arkivloven med forskrifter.

Kritikknivå:

Kritikkverdig

En stor andel av utenriksstasjonene bruker et system for elektronisk journalføring som ikke er godkjent av Riksarkivaren, og stasjoner følger ikke rutinene for å hindre at skjermingsverdig informasjon kommer på offentlig journal.

Kritikknivå:

Kritikkverdig

Utenriksdepartementet gjennomfører i liten grad risikovurderinger av arkivområdet og området er i liten grad omfattet av virksomhetens internkontroll.

Anbefalinger

Riksrevisjonen anbefaler at Utenriksdepartementet

  • sørger for at fysisk arkivmateriale på utenriksstasjonene sikres og lagres i tråd med krav i arkivloven og tilhørende forskrifter
  • gjennomfører jevnlige risikovurderinger av arkiv- og dokumentsikkerhetsområdet og setter i verk tiltak for å redusere risikoer på området

Bakgrunn og mål

Norske utenriksstasjoner behandler saker og informasjon som har stor betydning både for Norge og enkeltpersoner. Dette gjelder for eksempel utenrikspolitiske saker og innrapporteringer, konsulær saksbehandling for norske borgere i utlandet samt pass- og visumbehandling. God dokumentsikkerhet er viktig for å hindre at informasjon kommer på avveie, eller at uvedkommende får tilgang til den. God arkivforvaltning er viktig for å sikre at arkivverdig materiale blir bevart for ettertiden i tråd med gjeldende regelverk.

Målet med revisjonen har vært å kontrollere om norske utenriksstasjoner etterlever krav til arkivforvaltning og fysisk sikring av dokumenter i arkivloven og tilhørende forskrifter, og om Utenriksdepartementet styrer arkivområdet slik at utenrikstjenesten oppfyller kravene til god dokumentsikkerhet og arkivforvaltning.

Kategorier: Offentlig forvaltning Utenriks

Spørsmål?

Bilde av Åse Kristin Hemsen

Åse Kristin Hemsen

Ekspedisjonssjef

916 34 619 ase-kristin.hemsen@riksrevisjonen.no
Bilde av Stian Fjelldal

Stian Fjelldal

Kommunikasjonsrådgiver

915 43 760 stian.fjelldal@riksrevisjonen.no